Privacy policy.

K&K Swim School

Our Commitment to Your Privacy

K&K Swim School ("K&K", "we", "us", "our") values your privacy and is committed to protecting the personal information you share with us. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your personal data in compliance with Quebec’s Law 25, Alberta’s Personal Information Protection Act (PIPA), and the federal Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA). By interacting with us, you consent to the practices described in this policy.

What is Personal Information?

Personal information refers to any details that identify an individual, such as:

  • Name, address, email, and phone number

  • Payment information

  • Communication preferences

  • Employment history (for job applicants)

  • IP address, browsing behavior, and location data (for website users)

  • Medical information (if provided for special program accommodations)

  • Information about children, including their age, guardian contact details, and health-related data necessary for participation in our programs

This policy applies to all personal information collected through our services, website, customer interactions, and employment applications.

Children’s Privacy

Protecting children's privacy is a priority at K&K Swim School. We collect, use, and store children's personal information only as necessary to provide our programs and services. We ensure compliance with Quebec’s Law 25, Alberta’s PIPA, and federal PIPEDA regarding children’s data protection.

  • Parental or Guardian Consent: We require parental or guardian consent before collecting personal information about children under 14 years of age.

  • Limited Data Collection: We only collect information essential for participation in our swim programs, such as medical needs, emergency contact details, and age-related eligibility.

  • Data Protection: Children's personal data is securely stored and only accessible by authorized personnel who require it for program delivery.

  • Parental Rights: Parents and guardians can review, correct, or request the deletion of their child’s personal information by contacting us directly.

How We Collect Personal Information

We collect personal information directly from you when:

  • You register for our programs

  • You contact us for customer support

  • You visit our facilities

  • You participate in surveys, promotions, or events

  • You apply for a job

  • You interact with us through our website or digital platforms

We may also collect information from authorized third parties, including payment processors, background check services (for employment), or partners assisting in service delivery.

How We Use Your Personal Information

We collect and use personal information for the following purposes:

  • To communicate with you regarding our programs and services

  • To manage class registrations and customer accounts

  • To process payments and administer transactions

  • To handle employment applications and conduct hiring processes

  • To improve our services based on customer feedback

  • To comply with legal and regulatory requirements

  • To prevent fraud, security threats, and unauthorized access

  • To provide health and safety-related accommodations (if applicable)

We limit data collection to what is strictly necessary and will always inform you about how your information is being used.

Sharing Your Personal Information

K&K does not sell or rent personal information. However, we may share data in the following circumstances:

  • Service Providers: Third-party vendors assisting in business operations (e.g., payment processors, IT security, background check services for hiring, insurance providers for liability purposes).

  • Legal Compliance: If required by law, we may disclose information to law enforcement, regulatory bodies, or government agencies.

  • Security & Fraud Prevention: Information may be shared to protect against fraud, cyber threats, or misuse of our services.

All third-party partners must adhere to strict privacy and security standards when handling your data.

Consent & Your Rights

We obtain explicit consent before collecting, using, or sharing your personal information, except where permitted by law. You have the following rights:

  • Access: Request a copy of your personal data.

  • Correction: Request corrections to inaccurate information.

  • Withdrawal of Consent: Revoke consent for specific data uses (e.g., marketing communications).

  • Deletion: Request deletion of personal data, subject to legal retention requirements.

  • Data Portability: Request a digital copy of your data for transfer to another organization.

To exercise your rights, contact us at:

  • Alberta & Saskatchewan: info@kkswim.com | 1-877-350-7946

  • Quebec: bonjour@kkswim.com | (450) 692-9527

How We Protect Your Information

We implement industry-leading security measures, including:

  • Technical safeguards: Firewalls, encryption, and multi-factor authentication.

  • Physical safeguards: Secure storage of records and restricted facility access.

  • Organizational safeguards: Privacy training for staff and internal data protection policies.

Security measures are regularly reviewed and updated to maintain compliance with the latest legal and technological standards.

Retention of Personal Information

We retain personal information only as long as necessary to fulfill the intended purposes and meet legal obligations. When no longer required, data is securely deleted, anonymized, or disposed of in compliance with applicable laws.

International Data Transfers

If we transfer personal data outside of Canada, we ensure it is protected with equivalent or greater safeguards, as required by law.

Policy Updates

We review our Privacy Policy annually and update it as needed to reflect legal or operational changes. Any significant updates will be posted on our website with a notification.

Contact Us

For any privacy-related questions or concerns, please contact us:

  • Alberta & Saskatchewan: info@kkswim.com | 1-877-350-7946

  • Quebec: bonjour@kkswim.com | (450) 692-9527

Politique de confidentialité.

École de natation K&K

Notre engagement envers votre vie privée

L'école de natation K&K ("K&K", "nous", "notre", "nos") accorde une grande importance à votre vie privée et s'engage à protéger les renseignements personnels que vous partagez avec nous. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos données personnelles conformément à la Loi 25 du Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels de l'Alberta (PIPA) et la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). En interagissant avec nous, vous consentez aux pratiques décrites dans cette politique.

Quels sont les renseignements personnels ?

Les renseignements personnels désignent toute information permettant d’identifier une personne, notamment :

  • Nom, adresse, courriel et numéro de téléphone

  • Informations de paiement

  • Préférences de communication

  • Antécédents professionnels (pour les candidats à l'emploi)

  • Adresse IP, comportement de navigation et données de localisation (pour les utilisateurs du site web)

  • Informations médicales (si fournies pour des accommodements spéciaux aux programmes)

  • Informations sur les enfants, y compris leur âge, les coordonnées de leur tuteur et les données de santé nécessaires à leur participation à nos programmes

Cette politique s'applique à toutes les informations personnelles collectées via nos services, notre site web, nos interactions avec les clients et les demandes d'emploi.

Protection de la vie privée des enfants

La protection des renseignements personnels des enfants est une priorité pour l'école de natation K&K. Nous collectons, utilisons et stockons les informations personnelles des enfants uniquement lorsque cela est nécessaire pour offrir nos programmes et services. Nous respectons la Loi 25 du Québec, la PIPA de l'Alberta et la LPRPDE fédérale en matière de protection des données des enfants.

  • Consentement parental ou du tuteur : Nous exigeons le consentement d'un parent ou d'un tuteur avant de collecter les renseignements personnels des enfants de moins de 14 ans.

  • Collecte de données limitée : Nous recueillons uniquement les informations essentielles à la participation aux cours de natation, comme les besoins médicaux, les coordonnées d’urgence et l’éligibilité selon l’âge.

  • Protection des données : Les données personnelles des enfants sont stockées de manière sécurisée et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé ayant besoin de ces informations pour la prestation du programme.

  • Droits des parents : Les parents ou tuteurs peuvent consulter, corriger ou demander la suppression des renseignements personnels de leur enfant en nous contactant directement.

Comment nous collectons les renseignements personnels

Nous collectons vos informations personnelles directement lorsque :

  • Vous vous inscrivez à nos programmes

  • Vous contactez notre service à la clientèle

  • Vous visitez nos installations

  • Vous participez à des sondages, promotions ou événements

  • Vous postulez à un emploi

  • Vous interagissez avec nous via notre site web ou nos plateformes numériques

Nous pouvons également recevoir des informations d’autres parties autorisées, y compris des processeurs de paiement, des services de vérification des antécédents (pour l’emploi) ou des partenaires aidant à la prestation des services.

Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Nous collectons et utilisons vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :

  • Communiquer avec vous concernant nos programmes et services

  • Gérer les inscriptions aux cours et les comptes clients

  • Traiter les paiements et gérer les transactions

  • Gérer les candidatures à l'emploi et les processus d’embauche

  • Améliorer nos services en fonction des retours des clients

  • Respecter les exigences légales et réglementaires

  • Prévenir la fraude, les menaces à la sécurité et l’accès non autorisé

  • Fournir des accommodements liés à la santé et à la sécurité (si applicable)

Nous limitons la collecte des données au strict nécessaire et vous informerons toujours de leur utilisation.

Partage de vos renseignements personnels

K&K ne vend ni ne loue vos renseignements personnels. Cependant, nous pouvons partager vos données dans les circonstances suivantes :

  • Fournisseurs de services : Partenaires tiers qui assistent dans nos opérations commerciales (ex. : processeurs de paiements, sécurité informatique, services de vérification des antécédents pour l’embauche, assureurs pour la responsabilité civile).

  • Conformité légale : Nous pouvons divulguer des informations si la loi l'exige, notamment aux forces de l'ordre, aux organismes de réglementation ou aux agences gouvernementales.

  • Sécurité et prévention de la fraude : Les informations peuvent être partagées pour se protéger contre la fraude, les cybermenaces ou l'utilisation abusive de nos services.

Tous les partenaires tiers doivent respecter des normes de confidentialité et de sécurité strictes lorsqu’ils traitent vos données.

Consentement et vos droits

Nous obtenons votre consentement explicite avant de collecter, d’utiliser ou de partager vos informations personnelles, sauf lorsque la loi le permet. Vous avez les droits suivants :

  • Accès : Demander une copie de vos données personnelles.

  • Correction : Demander la correction d’informations inexactes.

  • Retrait du consentement : Révoquer votre consentement pour certaines utilisations (ex. : communications marketing).

  • Suppression : Demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve des exigences légales de conservation.

  • Portabilité des données : Demander une copie numérique de vos données pour les transférer à une autre organisation.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à :

  • Alberta & Saskatchewan : info@kkswim.com | 1-877-350-7946

  • Québec : bonjour@kkswim.com | (450) 692-9527

Comment nous protégeons vos renseignements

Nous mettons en place des mesures de sécurité de pointe, notamment :

  • Mesures techniques : Pare-feu, chiffrement et authentification multifactorielle.

  • Mesures physiques : Stockage sécurisé des dossiers et accès restreint aux installations.

  • Mesures organisationnelles : Formation en confidentialité pour le personnel et politiques internes de protection des données.

Nos mesures de sécurité sont régulièrement mises à jour pour rester conformes aux exigences légales et aux évolutions technologiques.

Mises à jour de la politique

Nous révisons notre politique de confidentialité chaque année et l’actualisons en fonction des changements législatifs ou opérationnels. Toute modification significative sera affichée sur notre site web avec une notification.

Contactez-nous

Pour toute question ou préoccupation liée à la protection des renseignements personnels, contactez-nous :

  • Alberta & Saskatchewan : info@kkswim.com | 1-877-350-7946

  • Québec : bonjour@kkswim.com | (450) 692-9527